تحت رعاية الدكتورة نفين القباج، وزير التضامن الإجتماعي، وأيمن عبد الموجود المدير التنفيذي للمؤسسة القومية لتيسير الحج، عقد الاجتماع الأول برئاسة الدكتور وائل عبد العزيز وكيل وزارة الشؤن الاجتماعية بالدقهلية ورئيس مكتب الحج، وذلك بحضور حجاج ومشرفي المستوى الثالث لعام ١٤٤٥هـ. وعددهم 181 حاج.
بدأ الإجتماع بالترحيب وتهنئة من وقع عليهم الاختيار، ثم محاضرة بعنوان التيسير في الحج للشيخ إبراهيم حسن من علماء الأوقاف، أعقب ذلك محاضرة ثانية بعنوان “التهيئة النفسية للحاج” لأقاها محمد إلياس وأعقبها شرح للجانب الإداري للرحلة تحت إشراف أنس علاء سنجاب.
ثم تم فتح باب النقاش والحوار و الرد على أسئلة الحجاج من خلال عدد من المشرفين ومنهم أيمن إبراهيم مدير إدارة الجمعيات والمشرف سعود الحلواني و وائل شعبان ووليد محمد عبد العال ومصطفى محمود وإبراهيم سريه ومحمد السعيد.وبعد ذلك تم استيفاء بطاقات التعارف للحجاج والتي تشمل الحالة الاجتماعية والصحية لكل حاج من أجل التيسير عليهم وسهولة الرحلة ومجرياتها.